申訴機制

　　根據(jù)經(jīng)合組織指南：“公司應(yīng)建立公司層級或行業(yè)性的申訴機制，作為風(fēng)險的早期警報系統(tǒng)。”

　　1.目的

　　為了及時發(fā)現(xiàn)和處理各類風(fēng)險與隱患，保障利益相關(guān)方與公司管理層的順暢溝通，提高與利益相關(guān)方參與和互動的質(zhì)量，從而建立和諧互利的利益相關(guān)方關(guān)系，維護各利益相關(guān)方和公司的合法權(quán)益，優(yōu)化企業(yè)發(fā)展的內(nèi)外部環(huán)境，特制定本申訴機制。

　　2、適用范圍：我司允許任何相關(guān)方（受影響人員或舉報者）表達(dá)與采礦、貿(mào)易、加工和出口情況有關(guān)的疑慮，提起申訴。相關(guān)方包括但不限于：

　　(1)公司職員；

　　(2)公司客戶，包括供應(yīng)商、合作商和采購商；

　　(3)社會組織和媒體；

　　(4)供應(yīng)商的員工及客戶；

　　(6)公司運營所在地的居民。

　　3、申訴事項

　　申訴人可就與公司的產(chǎn)品及其供應(yīng)鏈、經(jīng)營管理決策與活動、業(yè)務(wù)關(guān)系、內(nèi)外部非業(yè)務(wù)關(guān)系相關(guān)，且實際或可能違反適用于公司的法律法規(guī)或其他要求的情況提出申訴。

　　4、申訴原則

　　申訴人向公司提出申訴，以及公司接受和處理申訴均遵循以下原則：

　　(1)事實原則：申訴人應(yīng)根據(jù)具體事實而非公司的戰(zhàn)略、政策或方針提出申訴，并充分、完整地提供基于事實的證據(jù)和材料；

　　(2)關(guān)聯(lián)原則：申訴人可為自身或代表其他個人、群體或組織提出申訴，只要申訴事項與公司的產(chǎn)品及其供應(yīng)鏈、經(jīng)營管理決策與活動等相關(guān)，公司不接受也不處理非關(guān)聯(lián)申訴；

　　(3)保密原則：申訴人和公司均應(yīng)在保密的原則下，對申訴進行認(rèn)真處理，在申訴處理過程中，申訴人和公司相關(guān)人員均應(yīng)保守秘密，不在處理程序結(jié)束前就申訴進程和內(nèi)容做公開披露；

　　(4)及時原則：申訴人應(yīng)在知道或理應(yīng)知道相關(guān)事實后的合理時間內(nèi)及時提出申訴，以便調(diào)查和處理，公司在接受到申訴以后，應(yīng)及時處理并給予答復(fù)。只要可能,應(yīng)告知申訴人已收到申訴，并向其提供有關(guān)處理進程的報告和處理結(jié)果。對送交申訴人的決定,應(yīng)由與申訴涉及的活動無關(guān)的人員做出，或者對其審查和批準(zhǔn)。

　　5、申訴渠道

　　公司設(shè)立部門和公司兩個層面的多種接受申訴的渠道，具體而言：

　　(1)各部門在其業(yè)務(wù)流程中設(shè)立接受申訴的渠道和方式，包括意見箱、懇談會等為本部門員工設(shè)立的申訴渠道，以及如客戶滿意度調(diào)查等為與本部門存在業(yè)務(wù)關(guān)系的客戶和其他利益相關(guān)方建立的申訴渠道；

　　(2)設(shè)立、宣傳并維護公司層面接受申訴的渠道，包括公司網(wǎng)站、總經(jīng)理郵箱和社交媒體等，申訴渠道應(yīng)能公開獲取。

　　(3)公司成立負(fù)責(zé)任采購管理工作組，由總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)，以及生產(chǎn)、營銷以及綜合管理各部門一位主要負(fù)責(zé)人組成，申訴人向工作組提出申訴，可撥打公司電話：0734-8310516進行申訴，或?qū)⑾嚓P(guān)申訴信息郵件發(fā)送至jingyingbu1 hnhyhkxc.com。

　　6.申訴程序

　　所有申訴應(yīng)嚴(yán)格遵循以下處理程序：

　　(1)申訴人申訴時須填寫公司統(tǒng)一指定并提供的《供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴表》（附件1），說明相關(guān)事實和申訴的訴求；公司接受申訴的部門應(yīng)做好《供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴記錄》，記錄后應(yīng)要求申訴人簽字確認(rèn)：

　　(2)各業(yè)務(wù)部門經(jīng)由本部門的申訴渠道和方式而接受的申訴由各部門首先進行處理，實行“首問負(fù)責(zé)制”，并可明確主管職責(zé)，但在相關(guān)申訴事關(guān)另一部門時，則須協(xié)助申訴人將該申訴轉(zhuǎn)交（接到申訴后的3個工作日內(nèi)）相關(guān)業(yè)務(wù)部門，并告知申訴人；

　　(3)相關(guān)業(yè)務(wù)部門在接到申訴人提出的申訴后，應(yīng)首先研判該項申訴是否符合本制度第二到第四條的受理條件，如否，則應(yīng)在接到申訴之日起3個工作日內(nèi)告知申訴人且申訴終止，并在《供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴表》上做好記錄；

　　(4)如果申訴符合受理條件，各部門應(yīng)在接到申訴之日起10個工作日內(nèi)在部門職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)對申訴事項進行調(diào)查和回應(yīng)，提出處理意見，如果申訴人接受該答復(fù)即可終結(jié)申訴；如果申訴人不接受，則相關(guān)部門應(yīng)協(xié)助申訴人在5個工作日內(nèi)向負(fù)責(zé)任采購管理工作組提出申訴；

　　(5)在申訴提交到負(fù)責(zé)任采購管理工作組后，工作組應(yīng)在5個工作日內(nèi)討論該項申訴并在必要時補充調(diào)查，并應(yīng)確保15個工作日內(nèi)向申訴人做出答復(fù)，提出公司層面的最終解決方案，如果申訴人接受該項方案，則申訴正式終結(jié)；如果申訴人仍不能接受解決方案，則可以尋求企業(yè)以外的解決途徑，包括司法途徑；

　　(6)如果一個申訴明確涉及多個部門的，須由首先接到申訴的部門通知負(fù)責(zé)任采購管理工作組，并按本條第（5）款的規(guī)定進行處理；

　　(7)如果同一申訴人或不同申訴人就經(jīng)由本條各款處理過的相同申訴再次提出申訴的，由接到申訴的部門或負(fù)責(zé)任采購管理工作組告知其前述申訴結(jié)果，并不予接受申訴；但申訴人如對申訴結(jié)果的執(zhí)行不滿意，可就此再次提出申訴。

　　7.申訴結(jié)果

　　申訴人接受答復(fù)、處理意見或解決方案后，應(yīng)配合相關(guān)部門填寫《供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴表》“申訴人確認(rèn)”部分，承諾接受《申訴書》所列申訴結(jié)果，并不再就同一問題提出申訴或訴諸其他爭端解決機制，包括司法解決機制，并簽名確認(rèn)。

　　申訴處理結(jié)果應(yīng)記錄為一式叁份的《供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴表》（附錄三），一份交申訴人保存，一份交存所涉相關(guān)業(yè)務(wù)部門（涉及多個部門的，可制作相應(yīng)副本），一份由公司負(fù)責(zé)任采購管理工作組匯總并存檔。

　　8.申訴者保護

　　公司承諾不會因申訴行為對申訴者采取任何形式的報復(fù)，我們將對匿名申訴人的信息進行保護，任何人不得以任何借口對申訴人進行打擊報復(fù)。對于未能遵守保密原則導(dǎo)致申訴者利益受損害的雇員，公司將酌情予以處罰，嚴(yán)重者送交司法機關(guān)處理。

　　9.制度實施

　　(1)本制度自2023年1月15日起實施；

　　(2)本制度由公司負(fù)責(zé)任采購管理工作組最終解釋并負(fù)責(zé)修改。

　　衡陽金新萊孚新材料有限公司

　　2023年1月15日

　　附錄三：盡職管理體系供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴表